Warum das effektivste Meeting garnicht stattfindet

Angestellte betrachten die Hälfte aller Meetings als Zeitverschwendung. 60% klagen darüber, dass sich andere Arbeit auftürmt, während sie in Terminen sitzen. Dreiviertel der Teilnehmer an Meetings arbeiten gleichzeitig an anderen Dingen. Neun von zehn geben sich Tagträumen hin. Knapp 40% sind sogar schon im Meeting eingeschlafen.

Was unnötige Meetings kosten

Eigentlich sind sich alle einig, dass es im Arbeitsalltag keinen schlimmeren Zeit-Killer gibt als unnütze Termine. Warum ist leicht ersichtlich: Eine Stunde Meeting mit acht Teilnehmern rechnet sich leicht zu einem 8h-Arbeitstag für einen Arbeitnehmer hoch. Und wer kann sich an ein Meeting erinnern, dass ähnlich produktiv war wie ein ungestörter Homeoffice-Tag? Auch der finanzielle Schaden der verplemperten Zeit ist erheblich: Hochmultipliziert über Gehälter und Unternehmen geschätzt 37 Mrd. Dollar per annum nur für US-Firmen.

Entsprechend könnte man erwarten, dass Management wie Arbeitnehmer alles tun, um die Kalender von unnötigen Jour fixes zu befreien, um Raum für ganz viel fokussierte Arbeitszeit zu schaffen. Aber weit gefehlt: Der durchschnittliche Angestellte verbringt ein Drittel der Arbeitszeit in Meetings, die durchschnittliche Führungskraft sogar die Hälfte – warum?

Warum es zu viele Meetings gibt

Die (Küchen-)Psychologie sagt dazu: FOMO

Ja, die „Angst, etwas zu verpassen“ bringt vor allem Manager dazu Regel-Meetings anzusetzen: Welche bessere Gelegenheit, um up-to-date zu sein, woran jeder arbeitet und mit scharfem Blick ins Protokoll der letzten Woche den zu ermahnen, der seine offenen Punkte nicht abgearbeitet hat? Auch der extrovertierte Angestellte blüht in Meetings auf: Er oder sie bevorzugt das Feedback aus der Gruppe und die direkte Kommunikation auch für Aufgaben, die stille Genossen eher alleine mit einem Blatt Papier erledigt hätten. Aber gibt es nicht Tasks, die in der Gruppe besser zu erledigen sind, wie etwa die klassische Ideenfindung? Die Kommunikationsexpertin Shauna Mackenzie sagt dazu: “Brainstorming Runden bewirken, dass sich Menschen verbunden fühlen – aber das ist auch das einzige Ziel, das ein Gruppen-Brainstorming erreicht.“

Zwei Fragen um es besser zu machen

Und nun? Keiner würde in Abrede stellen, dass es Meetings gibt, die sinnvoll sind: Wenn es etwa darum geht, eine Entscheidung zu treffen, die viele Mitarbeiter direkt betrifft oder die zeitliche Abfolge von Arbeitspaketen geplant werden muss. Nichtsdestotrotz sollte die erste Frage vor dem Ansetzen eines Termins immer sein: Ist es nötig, dass wir uns treffen oder mit einer Info-Mail getan? Und die zweite: Wer muss dabei sein und welchen Wertbeitrag kann die Person leisten? Dabei sollte man die Faustregel von Jeff Bezos im Hinterkopf behalten: „Lade nur so viele Teilnehmer ein, wie du mit zwei Pizzen satt bekommst.“

Rolle von Organisator & Teilnehmern

Wer das Meeting einberuft, hat im Vorfeld eine Agenda zu verschicken, damit jeder weiß, worum es geht und sich vorbereiten oder absagen kann. Die Agenda braucht keine glänzende Powerpoint sein, sondern kann aus einem Satz bestehen: „Felder für das neue Reporting auswählen“. Weiterhin ist der Organisator gleichzeitig Protokollant und Time-Keeper des Meetings. Seine Aufgabe ist dafür zu sorgen, dass die Gruppe den Fokus hält, sich also nur dem widmet, was vorab als Ziel des Meetings festgelegt worden ist.

Dafür braucht es natürlich die Teilnehmer: Erscheinen alle pünktlich und gut vorbereitet, gehen konstruktiv miteinander um und klappen die Laptops für die Dauer des Meetings zu? Manchmal hängt es einfach an der Getränkewahl: Laut einer Studie hilft Kaffee Frauen sich in stressigen Meetings besser zu konzentrieren, hat auf Männer aber den gegenteiligen Effekt. Ein Grund für die Herren der Schöpfung es bei der nächsten Ergebnispräsentation mal mit grünem Tee zu versuchen?