Kollaboration auf Distanz

In Zeiten hybrider Zusammenarbeit, virtueller Meetings und digitaler Projektsteuerung ist der persönliche Kundenkontakt oft eher die Ausnahme als die Regel. Was früher ein gemeinsames Mittagessen, ein Whiteboard-Workshop oder ein kurzer Austausch auf dem Flur war, ist heute ein Zeitblock in MS Teams – mit stummgeschaltetem Mikrofon und parallelem E-Mail-Schreiben.

Die Herausforderung besteht darin, den Kern erfolgreicher Zusammenarbeit beizubehalten – Vertrauen, Nähe und Wirksamkeit.

Als Umsetzungsberatung, die in Transformationsprojekten an der Schnittstelle zwischen Strategie, Technik und Mensch arbeitet, begegnen wir dieser Herausforderung tagtäglich und kommen zu folgender Erkenntnis: Kollaboration funktioniert auch remote, wenn wir sie bewusst gestalten. Es braucht Haltung, Struktur und den Willen zur echten Beziehung.

Die Realität hybrider Projekte – Chancen und Fallstricke

Der Wandel zur digitalen Kollaboration bietet viele Vorteile: Effizienzgewinne, Flexibilität, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Gerade in komplexen Programmstrukturen mit verteilten Stakeholdern ist virtuelle Zusammenarbeit oft alternativlos. Doch in der Praxis erleben wir auch die Schattenseiten:

• Reduzierte emotionale Verbindung: Der fehlende persönliche Kontakt erschwert den Aufbau von Vertrauen.
• Kommunikation wird funktional, nicht beziehungsorientiert: Teams konzentrieren sich auf Tasks statt auf gegenseitiges Verständnis.
• Missverständnisse nehmen zu: Nonverbale Signale fehlen, Zwischentöne gehen verloren.
• Engagement sinkt: Menschen identifizieren sich weniger mit „abstrakten Projekten“, wenn sie keinen emotionalen Anker haben.

Die Folge? Sinkende Motivation, schleppende Entscheidungsprozesse, Konflikte unter der Oberfläche und das Gefühl: Wir arbeiten nebeneinander statt miteinander.

Was es braucht: Drei Dimensionen gelungener Zusammenarbeit

Damit Kollaboration auch mit eingeschränktem persönlichem Kontakt funktioniert, müssen wir die Zusammenarbeit neu denken. Aus unserer Erfahrung sind drei Dimensionen entscheidend:

1. Beziehungsmanagement bewusst gestalten

Beziehungen entstehen nicht zufällig, sie müssen gestaltet werden. In Remote-Setups braucht es zusätzliche Anlässe für informellen Austausch und persönliche Nähe. Dazu gehören:

• Persönliche Kick-Offs oder Meilenstein-Workshops in Präsenz, um emotionale Bindung aufzubauen und aufrecht zu erhalten
• Check-in-Runden in Meetings, die Raum für Persönliches lassen
• Virtuelle „Kaffee-Küchen“ oder Walk&Talks, die spontane Begegnungen ersetzen

Wir bei ARKADIA integrieren gezielt Formate wie hybride Offsites, um Nähe herzustellen – auch über Entfernung hinweg.

2. Transparente Kommunikation & Klarheit

In virtuellen Projekten kann man sich nicht auf Zwischentöne verlassen. Deshalb braucht es:

• Klare Kommunikationsregeln (z. B. was wird wo kommuniziert: Teams, E-Mail, Confluence?)
• Verbindliche Protokolle und Dokumentationen
• Offene Feedbackschleifen, um Missverständnisse frühzeitig zu klären
• Vertrauensvolle Eskalationspfade, wenn Spannungen auftreten

Wir nutzen strukturierte Kommunikationspläne, regelmäßige Stakeholder-Updates und standardisierte Pulse Checks, um ein gemeinsames Bild zu schaffen – auch ohne Face-to-Face-Kontakt.

3. Co-Creation statt Einbahnstraße

Effizienz entsteht nicht durch bloßes Abarbeiten, sondern durch Beteiligung. Wenn Kunden & Kundinnen nur Ergebnisse abnehmen sollen, entsteht keine Wirksamkeit. Wenn sie mitgestalten dürfen, entsteht Ownership. Deshalb setzen wir auf Co-Creation durch:

• Gemeinsame Workshops, auch virtuell, mit interaktiven Tools wie Miro
• Einbindung von Schlüsselpersonen über Multiplikatoren-Modelle
• Moderierte Entscheidungsprozesse, bei denen alle Stimmen gehört werden

Besonders im öffentlichen Sektor erleben wir, wie wichtig echte Beteiligung ist. Nur wer Teil der Lösung ist, trägt sie später mit.

Der ARKADIA-Weg: Partnerschaftlich, menschlich, zielorientiert.

Bei ARKADIA leben wir Partnerschaft. Das bedeutet: Wir sehen unsere Kunden nicht als Auftraggeber, sondern als Mitgestaltende. Diese Haltung zieht sich durch alle Ebenen unseres Wirkens, auch und gerade in digitalen und hybriden Projekten.

Partnerschaft

Partnerschaft beginnt für uns nicht mit einem Vertrag, sondern mit einer Haltung: Wir übernehmen gemeinsam Verantwortung. Statt Zuständigkeiten hin- und herzuschieben, setzen wir auf ein gemeinsames Verständnis von Projektarbeit und Projektziel. Mit klaren Rollen, einem offenen Austausch und der Bereitschaft, auch schwierige Themen frühzeitig zu adressieren. Das schafft Vertrauen und Verbindlichkeit, selbst über digitale Distanzen hinweg.

Menschlichkeit

Gerade in Zeiten virtueller Distanz braucht es Empathie. Wir nehmen uns Zeit für persönliche Gespräche, achten auf Zwischentöne und fördern aktiv ein Klima, in dem auch Unsicherheiten ausgesprochen werden dürfen.

Zielorientierung

Kollaboration darf kein Selbstzweck sein – sie muss wirken. Wir liefern nicht nur Tools oder Prozesse, sondern echte Ergebnisse. Auch remote übernehmen wir Verantwortung für Umsetzung und Zielerreichung: Als Product Owner, Scrum Master oder operative Projektleiter und Projektleiterinnen. Dabei bleiben wir pragmatisch, zielorientiert und präsent. Digital wie persönlich.

Fazit: Nähe ist kein Ort, sondern eine Haltung

Der eingeschränkte persönliche Kundenkontakt ist eine Realität, der wir uns stellen müssen. Durch Struktur, Empathie und Einbindung aller Projektteilnehmer kann Kollaboration aufrechterhalten und Effizienzverlust vermieden werden.

Mein Appell: Gestalten wir Zusammenarbeit nicht als digitalen Prozess, sondern als menschliche Beziehung. Mit Klarheit, Haltung und der Bereitschaft, auch remote persönlich zu sein.