Digital Productivity Tools – Mit „Deep Work“ gegen die Nebenwirkungen der Digitalisierung

Veröffentlicht von am 29. Juni 2017 · 1 Kommentar

Digital Productivity Tools

Eine gravierende Nebenwirkung der Digitalisierung ist ständige Ablenkung. Konzentriertes Arbeiten (oder wie der Autor Cal Newport es nennt, „Deep Work“) wird immer schwieriger, jedoch immer wichtiger. Doch es gibt einen Ausweg – wir stellen Ihnen vielversprechende Strategien für mehr Produktivität durch mehr Konzentration vor.

Always on und alles sofort

In den meisten Firmen sind Führungskräfte im „Always on“-Modus – laufendes Checken der eMails, Push-Mitteilungen über Whatsapp, Nachrichten über Slack, Updates über Basecamp oder einfach die nächste Eilmeldung von Spiegel Online. Kurz einmal schauen, was die FinTech-Community wieder Neues auf Twitter zu berichten hat, oder auch nur, was die eigene Tochter gerade auf Facebook postet.

Hinzu kommen der ganz normale Arbeitsalltagswahnsinn – Meeting über Meeting, der Anruf des Chefs, er brauche unbedingt sofort die neuen Zahlen für Produkt xyz für ein One-on-One mit wiederum seinem Chef. Oder der Kunde, der JETZT einen Rückruf benötigt. Oder der Mitarbeiter, der eine Meinung zu seiner Präsentation ‚asap‘ braucht – alles garantiert nicht abzusehen und damit planbar. Das Schöne an der neuen Arbeitswelt ist, alles wird sofort benötigt, ‚instantly‘ wie man nicht nur in Berliner Co-Working Spaces dazu sagt.

Kollaboration statt Konzentration

Damit man ständig auf dem Laufenden bleibt, nicht über die Dinge auf dem eigenen Schreibtisch, sondern auch über die Dinge auf den Schreibtischen der anderen Kollegen, werden ‚Collaboration Spaces‘ eingeführt. Großraumbüros haben sich – außer bei Anwälten und Steuerberatern – fast überall durchgesetzt. Das fördert einerseits die Kommunikation, macht sie allerdings auch allzu leicht. Schnell mal den Kollegen gegenüber fragen, ob er eine Lösung für mein Problem hat, statt selbst nachzudenken, wird zur naheliegenden Option.

Wir können kein Multitasking – wirklich nicht

Aus zahlreichen Studien wissen wir, dass unkonzentriertes Arbeiten nicht sonderlich produktiv ist. Wenn ich im Schnitt alle 11 Minuten bei der Arbeit unterbrochen werde, jedoch eigentlich 25 Minuten benötige, um nach einer Unterbrechung wieder voll ins Thema zu finden, verheißt das arithmetisch nicht viel Gutes. Das bedeutet: Einfache Aufgaben und Probleme kann ich lösen, bei komplexen Fragestellungen bleibe ich unter meinen Möglichkeiten – systematisch und nachhaltig.

Gleichzeitig wissen wir, dass in gar nicht allzu ferner Zukunft, einfache, wiederholbare Aufgaben von ‚Knowledge Workers‘ leicht zu automatisieren sein werden. Nur für die komplexeren, kniffligeren Aufgaben und Probleme braucht’s den Menschen noch. Dazu benötigt man vor allem eins: Konzentration. Konzentration ist also wichtig, im Karrieresinne vielleicht sogar überlebenswichtig.

Konzentriert statt oberflächlich

Hier setzt unter anderem Cal Newport an mit seinem lesenswerten Buch „Deep Work“. Er unterscheidet zwischen eben „Deep Work“, der wertstiftenden, konzentrierten Arbeit und „Shallow Work“, der oberflächlichen, wenig anspruchsvollen Tätigkeit. Oder anders formuliert, er unterscheidet zwischen „produktiv“ und „beschäftigt“ sein.

Mit Fokussierung aus der Ablenkungsfalle

Um mit der richtigen Portion Fokus und Konzentration produktiver arbeiten zu können, hält Cal Newport eine ganze Reihe von Strategien und Ratschlägen bereit, auf die wir teilweise in späteren Artikeln noch eingehen wollen. Besonders wesentlich ist dabei ein schlicht anmutender Ansatz: das Reservieren von Zeitblöcken für konzentriertes Arbeiten im Kalender. Dies kann auf unterschiedliche Arten passieren – je nach Persönlichkeitsstruktur, individuellen Bedürfnissen, aber vor allem auch nach den Gegebenheiten des Jobs. Zwar klingt das Herausblocken ganzer Wochen oder gar Monate, um sich voll und ganz der Arbeit an einer einzigen Aufgabe oder einem Projekt zu widmen, vielversprechend. Wenn ich an meine persönliche berufliche Vergangenheit denke, wäre ein solcher Ansatz jedoch nur schwer in die unternehmerische Realität übertragbar gewesen.

Rhythmisch oder journalistisch

Was bleibt, sind zwei Alternativen, der rhythmische und der journalistische Ansatz. Beim rhythmischen Ansatz versucht man, möglichst feste, wiederkehrende Zeitblöcke für „Deep Work“ zu reservieren. So kann man sich beispielsweise ritualisiert und rhythmisch jeden Morgen zwischen 5.00h und 6.30h der Arbeit an der neuen Geschäftsbereichsstrategie widmen. Die Wahrscheinlichkeit, dabei gestört zu werden, ist äußerst gering – es sei denn, man ist mit einer frühaufstehenden Joggerin verheiratet. Und wenn man dann später ins Büro fährt, ist die wichtigste Aufgabe des Tages bereits erledigt.

Opportunistischer kommt der journalistische Ansatz daher. Er beruht auf der grundsätzlichen Idee, dass man, wann immer sich die Möglichkeit bietet, Zeiträume mehr oder weniger spontan, von Woche zu Woche oder von Tag zu Tag blockt. Fällt das Kind vorzeitig und völlig unerwartet in Tiefschlaf? Fällt der Drei-Stunden-Workshop mit der Marketingabteilung aus, weil der Moderator den Flieger verpasst hat? Ran an den Schreibtisch und jede so gewonnene Minute direkt in konzentriertes Arbeiten investieren!

Deep Work Productivity

Je weiter man sich in der Unternehmensstruktur dem C-Level nähert, desto größer wird tendenziell der Anteil der Zeit, den man in Meetings, Konferenzen, Verhandlungen, Interviews und mit schnellen Entscheidungen verbringt – hoffentlich ordentlich gebrieft durch Mitarbeiter, die die Möglichkeit hatten, konzentriert an der Entscheidungsvorlage zu arbeiten. Doch auch dann gibt es die Möglichkeit, sich Räume für „Deep Work“ zu schaffen. Bill Gates war schon während seiner aktivsten Zeit bekannt dafür, sich zweimal im Jahr für „Think Weeks“ in eine Hütte am See zurückzuziehen – nur zum Lesen und Denken. Während einer dieser Wochen soll er auch die Wichtigkeit des Internet für sich und Microsoft entdeckt haben.

Sollte Ihnen die Idee des konzentrierten Arbeitens sympathisch sein, Sie sich aber noch nicht fit genug für die Umsetzung von „Deep Work“ fühlen, finden Sie neben Cal Newport eine Reihe weiterer Autoren, die sich dem Aspekt der Fokussierung angenommen haben, darunter Stephen R. Covey mit „Focus“ oderr auch Gary W. Keller und Jay Papasan mit „The One Thing“.

In künftigen Beiträgen werden wir auf weitere Techniken zur Fokussierung detaillierter eingehen.

Bis dahin diskutieren Sie gerne mit uns! Welches Tool interessiert Sie am meisten? Mit welchen Methoden, Apps, Ritualen haben Sie gute Erfahrungen gemacht? Wir freuen uns auf einen lebhaften Austausch!

Lesen Sie auch den ersten Artikel dieser Serie hier: Werkzeuge für mehr persönliche Produktivität

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Dirk Vonden | dirk.vonden@arkadia.de